In principe gelden voor bedrijfswagens dezelfde regels voor de bijtelling als bij personenauto’s. Allereerst verstaan we onder naam bedrijfswagen hetzelfde als grijs kenteken auto’s, dit zijn auto’s onder de 3.500 kg, waarop een personenautorijbewijs B van toepassing is.
Als er sprake is van privé gebruik van de bedrijfswagen, dan geldt de reguliere bijtelling. Vervelend hiervan is dat de bijtelling geldt over de oorspronkelijke consumentenprijs, het bedrag incl. BTW en BPM! Een optie voor de berijder is om, net als bij personenauto’s, een “verklaring van geen privegebruik” aan te vragen. Echter, hier geldt dan vervolgens een maximum van 500 prive-kilometers per jaar en de eis van een uitgebreide rittenadministratie. Dit is vooral voor berijders van grijs kentekenauto’s, die vaak en veel voor verschillende korte ritten worden gebruikt, ondoenlijk. Er zijn echter mogelijkheden om geen bijtelling te hoeven betalen en ook geen rittenadminstratie bij te hoeven houden.
Hieronder een aantal uitzonderingsregels:
Bedrijfswagen uitsluitend geschikt voor goederenvervoer
Als een bedrijfswagen (vrijwel) uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen, dan is de bijtelling 0%. Dit kan zijn omdat er geen ruimte is voor passagiers. Denk daarbij aan een auto die alleen een passagiersstoel heeft en voor de rest geheel gevuld is met gereedschappen. Het kan ook zijn dat de auto te vies is (of een vieze geur heeft) om voor privédoeleinden te gebruiken.
Bij het tot stand komen van deze uitzondering is met name gedacht aan bestelauto’s met slechts één stoel. In mei 2009 besliste de Hoge Raad al dat een heel grote bestelauto van een bloemist, voorzien van specifieke inrichting en met meerdere zitplaatsen, in aanmerking kwam voor deze uitzondering. Ook is er een uitspraak over een grote bestelauto (verlengd en verhoogd, zodat deze niet op normale parkeerplaatsen en in parkeergarages past) van een vloerbedekkinglegger. Ook in die situatie gold het vaste bijtellingspercentage niet, ook al had de auto twee zitplaatsen. Inmiddels begint er ook jurisprudentie te komen over kleinere bestelauto’s. Uit deze rechtspraak ontstaat het beeld dat de uitzondering voor specifieke bestelauto’s ruimer toepasbaar is dan alleen voor grote bestelauto’s of bestelauto’s met slechts één stoel. Wel is dan vereist dat de tweede stoel noodzakelijk is voor een bijrijder voor hulp bij laden en lossen of dat de bestelauto is voorzien van specifieke inrichting c.q. wordt gebruikt voor specifieke doeleinden. Wordt de bestelauto die vrijwel uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer toch voor privédoeleinden gebruikt, dan geldt een bijtelling van het aantal privékilometers x de werkelijke kilometerprijs.
Doorlopend wisselend gebruik
In de situatie dat een bedijfswagen doorlopend en afwisselend door twee of meer werknemers wordt gebruikt, is de werkgever een eindheffing van € 300,- per auto per jaar verschuldigd. Bij de werknemer vindt dan geen bijtelling plaats. Een voorbeeld hiervan is een installatiebedrijf met tien werknemers en vijf bedrijfswagens. Werknemer A neemt een bedrijfswagen op maandagmorgen mee voor een klus en vervolgens neemt werknemer B de auto weer mee voor een andere klus Op dinsdag wordt de auto weer weer meegenomen door werknemer C enzovoort.
Vereenvoudigde rittenregistratie
Als u voor uw werkzaamheden veel ritten op een dag maakt dan kan het lastig zijn om een sluitende rittenregistratie bij te houden. In die situatie mag u – onder voorwaarden – een vereenvoudigde rittenregistratie bijhouden. Naast de vereenvoudigde rittenregistratie moeten de zakelijke adressen blijken uit de (project)administratie van de werkgever. Verder moet de afspraak schriftelijk tussen werknemer en werkgever worden vastgelegd. Tot slot is privégebruik tijdens lunch- en werktijd verboden.